Kiedy klient ma problemy z komputerem, jednym z najlepszych sposobów na ich rozwiązanie jest wysłuchanie tego, co ma do powiedzenia. Słuchając tego, co mają do powiedzenia, można zidentyfikować wiele problemów z komputerem. Mogą to być problemy z magnetycznym dyskiem twardym, problemy z wentylatorem chłodzącym oraz problemy z kartą dźwiękową lub sieciową. Wszystkie te problemy będą słyszalne, gdy będziesz słuchał tego, co mają do powiedzenia. Ograniczając swoje przerwy do minimum, możesz pomóc rozwiązać problem, jednocześnie szanując ich czas.
Rozwiązywanie problemów komputerowych poprzez zadawanie pytań
Rozwiązywanie problemów IT może być wyczerpującym, niewdzięcznym zadaniem. Użytkownicy końcowi zgłaszają niekończące się problemy, począwszy od wolnego internetu, poprzez zapomniane hasła, aż po wieczne bóle drukarki. Aby rozwiązać te problemy, należy uważnie słuchać, co klienci mają do powiedzenia, i zadawać właściwe pytania. Poniżej znajdują się trzy wskazówki dotyczące słuchania klientów podczas rozwiązywania problemów. Być może będą oni w stanie samodzielnie rozwiązać problem.
Unikanie przerywania klientowi
Bardzo ważne jest, aby przedstawiciele obsługi klienta unikali przerywania klientowi podczas wyjaśniania problemu. Zawsze rób pauzę przed mówieniem i zwracaj uwagę na swój ton. Używanie płaskiego tonu może tylko pogorszyć sytuację. Uśmiechanie się to świetny sposób na zachowanie zimnej krwi i skuteczniejsze rozwiązanie problemu. Jeśli jednak nie możesz uniknąć przerywania klientowi, gdy mówi o swoich problemach z komputerem, jest kilka sposobów na to, aby nie pogorszyć sytuacji, sprawiając, że klient poczuje się nieważny.
Nie przerywaj klientowi jego problemów z komputerem. Wielu osobom trudno jest słuchać klienta, gdy mówi o swoim problemie, a im bardziej starasz się rozwiązać problem, tym większe prawdopodobieństwo, że mu przerwiesz. Poza tym przerywanie jest niegrzeczne i pokazuje, że nie słuchasz osoby, która mówi. Istnieją jednak przypadki, w których powinieneś przerwać klientowi.
Jeśli musisz przerwać klientowi, gdy mówi o problemie ze swoim komputerem, pamiętaj, aby użyć pewnych zwrotów lub form wypowiedzi. Jeśli przerywasz komuś innemu, użyj więcej niż jednego zwrotu, aby pokazać, że jesteś zainteresowany jego problemem. Przerwy są często uzasadnione, więc powinieneś używać ich oszczędnie. Ale nadal musisz być uprzejmy i pełen szacunku w swoim zachowaniu.
Podobne tematy